顧客管理や案件管理など、ワークフロー化することで業務を可視化

ワークフロー辞典

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業務可視化

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ワークフローとは、社内で行われている業務を紙文書などにフローチャート化してわかりやすくすることである。
これを行うことによって、業務の可視化が可能となり円滑でミスのない作業が期待できる。

複数の人員が関与するであろう業務を、最初から最後まで一連の流れを記述し、図式化する。
これを行った上で、それぞれの作業に必要な手続きや役割分担を記述する。
一連の流れと手続きを正確に記述することによって、ある種マニュアルともいうべきものが完成する。
これによって、その作業に従事する人間が共通した認識でその作業を理解することが出来る。
最終的に、作業が見えるようになったことで進捗状況や問題点を把握することが可能となるのである。

システム

紙媒体上で図式化して業務内容や進捗状況をわかりやすくすることで業務を円滑にするのがワークフローである。
そして、それをパソコン上のシステムに落としこんでより可能性を広げたものをワークフローシステムと呼ぶ。

システム化されたものも、基本的な構造は同じである。
申請者から上司へ、上司から最終確認者へ、という流れが可視化されることで、現状がわかりやすくなる。
書類はパソコン上でフォーマット化することが可能で、簡単に書き上げて提出できる。
その書き方に関しても指示することが可能で、初めて操作する人間でもわかりやすいのが特徴である。
さらに、現状の申請状況がどうなっているかも可視化出来るため、業務が止まっている場所もわかりやすい。

パソコン上で管理することのメリットとして、検索することが可能であるということがあげられる。
書類の件名であったり、日付から検索したり、様々な条件から検索することが出来るのが魅力である。

クラウド

network

ワークフローシステムは、クラウド環境で稼働する点も見逃すことが出来ない。
パソコン本体にソフトをインストールするのではなく、オンライン上でブラウザからアクセスできる環境を構築できる。
これによって、パソコンの性能に左右されること無くソフトを共有できる。
それは、同じ社内の違う土地の営業所間などで情報を共有できることになる。
企業の規模が大きくなればなるほどに共有する場所は増えることになる。
よって、会社規模が大きくなればなるほどクラウド化の意味が大きくなるのである。

また、クラウドサービスであることによって、バックアップはサービス提供者の方で行われる。
つまり、データバックアップの手間が省けるといえる。
安心して利用できるのもまた魅力である。





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